スマホで使っていたメールアプリのBlueMailが突然使用できなくなり、アウトルックへの変更と合わせて、この機会にスケジュールのIT化、AI活用に取組みました。
これまではアナログのスケジュール帳で管理をしていたので、スマホとの同期化、また、インプットのAI活用で、バックオフィスの業務革新をすすめましたので、今回はその内容をお伝えします。
起業後はスケジュール帳を活用
昨年末までの会社での業務でスケジュール管理はアウトルックを使っていました。
社内のメンバーのスケジュールの共有ができ、会議時間の設定などの調整が不要でメリットも多く、自分自身もその活用にしっかり慣れていました。
会社を辞めて、いざ、自分のスケジュールをどのように管理するかと考えたときに、以前のようにアウトルックにインプットするメリットが見出せず、
根本がアナログ人間の私は、年間のスケジュール帳を購入し、日々のノートの記入と合わせてスケジュールを手で記載していました。
新聞を、リアルの紙のものを読むのと同様、スケジュール帳のリアルでの管理は、簡単に全体が見渡せる感覚があり、特に不便さは感じていませんでした。
しかし、予定時間前のポップアップがなく、ZOOM会議などに遅れてしまうことがたまに発生することは避けたいと考えていました。
メールアプリの不具合をきっかけにスケジュール管理を見直す
５月末の夜でした、スマホにメールが飛んできていないことが分かり調べたところ
その日の朝、バッテリーが低くなったことでバッテリーのセーブモードになり、その際に不具合が発生したようです。（with chatGPT）
いろいろと試してみましたが復活せず、違うアプリを使って管理することを決断しました。
そこで、今回はアウトルックのスマホ版を選択しましたが、せっかくアウトルックアプリを入れるのであれば、スケジュールもアウトルックにいれて、
パソコンとスマホでスケジュールを同期できるのではないかと考えたのが、今回のスケジュールIT化を進めたきっかけになります。
Googleカレンダーでスマホ・パソコンのスケジュールを同期
ChatGPTともやりとりをしながら、アウトルックでのスケジュール共有を考えましたが、設定がややこしくあまりメリットがなさそうなのでやめました。
しかしながら、思い立ったが吉日で、この機会に何とか、スケジュールのスマホ連携をしたいと考え、あれこれとより深く検討しました。
スケジュール帳は常に持ち歩いているわけではなく、外出中に仕事のスケジュールの調整が入った場合は即答ができなかったため、何とかスマホ連携がしたかったということがあります。
そしてこれが、スケジュールIT化の大きなメリットになります。
そこで出てきた案は、アウトルックではなく、Googleカレンダーで管理することです。
すでにスマホにてインストールもしており、それほど手間もかからず、パソコンとスマホ間で同期ができました。
また、会議の時間前になると、パソコン、スマホ双方でアラームを出してくれ、会議遅れの防止もできるようになりました。
Geminiを活用したGoogleカレンダーへのスケジュール登録
あと、Googleカレンダーの大きなメリットは、スケジュール登録での細かいインプットが不要になることです。
Geminiのチャット画面で、メールのスケジュール文のコピー＆ペースト、もしくはチャットに、
「○月○日、10時から１時間、A社と打ち合わせ、スケジュール登録をお願い」 と口頭でお願いするだけで、しっかりとスケジュール反映をしてくれます。
パソコンのカレンダーに登録すれば、もちろん、そのままスマホに同期してくれ、また、コピー＆ペーストでの登録の場合は、登録間違いもなくなります。
Google Workspaceで、設定をONにすれば連携が可能になります。
このアプリ連携は非常に活用度合いが高く、その他の使い方として、
出張に行く際、車と電車のどちらでの移動が良いかをGeminiに問い合わせるだけで、Google Driveと連携し、経路や時間、費用面も含めた最適案を地図付きで提案してくれます。
残念ながら、Gmailとの連携については、Gメールアドレスを仕事関連では使っておらず、Gmailの内容まとめなどのAI連携は、今後の課題になります。
できるところからAI活用
AIは大きく進化しています。
これまでできなかったことがどんどんできるようになってきています。
私もこのような記事を書いていても、まだまだ活用の余地はたくさんあるのではないかと感じています。
何かのきっかけが必要な部分はあるかもしれません、どんどんとトライし、実際にやってみることが重要と思います。
企業での改善活動と同じで、最初から100点を目指すのではなく、まずやってみて、感じて、修正・改善を行い、スピードアップを図りながら、改善を積み重ねていくことで、大きな業務効率化につなげることができると考えています。
なお、実際のスケジュール管理としては、まだ紙ベースでの運用も同時に行っていますので
本当の合理化は、紙のスケジュール運用をなくしたタイミングで達成になりますが、ほぼ確実にパソコン、スマホ運用ができていますので、そろそろ完全ペーパレスできそうです。（不具合によるスケジュール漏れのフォローです・・・）
今回のまとめ
スマホのメールアプリの不具合をきっかけにスケジュールのIT化、スマホ同期化を進めてきました。
アプリのAI連携など、新たな活用も可能になり改めてAI活用の重要性を感じました。
まだまだバックオフィスでの改善の余地はあると思っています。企業活動と同様、弛まぬ変革、改善を自分の業務でもしっかりと実施していきたいと改めて感じていますので、一緒に取組んでいきましょう。
今回も最後までブログを読んでいただき、ありがとうございます。
スケジュール管理など、AI活用についてコメント、ご質問、またAI活用のアイデアなどありましたら、お気軽にご連絡をお願いします。
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